Devolução da gestão condominial - fim do mandato

Fui eleito em assembleia no dia 10 de outubro de 2011 e, portanto, com o final do mandato para este próximo dia 10 de outubro (um ano), organizei todas as pastas administrativas e de balancetes para passar ao novo síndico eleito na assembleia do dia 02 de outubro do corrente ano.

Pastas que organizam a administração (verdes).

As pastas administrativas (todas na cor verde) dividem um conjunto de itens que são observados cotidianamente dentro do condomínio. São elas:

1 - "ações em andamento" - os últimos movimentos de gestão e ações pendentes;
2 - "pequenas despesas" - controle do "capital de giro" que não necessita do uso de cheques;
3 - "medição da água" - guarda as leituras dos hidrômetros de cada apartamento;
4 - "informações dos funcionários" - fichas cadastrais de cada funcionário (são cinco e folguistas);
5 - "fornecedores" - dados de prestadores de serviços e produtos variados necessários ao condomínio;
 6 - "comunicações com a construtora" - em virtude da garantia de cinco anos da construção;
7 - "comunicações diversas" - guarda todos os avisos afixados nos elevadores para os moradores;
8 - "manutenção do jardim" - controle das datas de manutenção do jardim;
9 - "controle da detetização" - controle das datas de aplicação de produtos para detetização;
10 - "manutenção das caixas/cisternas e bombas" - controle das datas de limpeza e trocas;
11 - "manutenção das caixas de gordura" - controle das datas de limpeza;
12 - "manutenção do gerador" - controle das datas de manutenção preventiva do gerador.

Além destas pastas temos mais quatro guardadas em uma caixa separada que trata de algumas documentações do condomínio. São elas:

1 - "atas e constituição do condomínio" - atas e documentos que criaram e organizam o condomínio. Uma cópia do regimento encontra-se nesta pasta;
2 - "Thyssenkrupp" - na verdade esta pasta deveria ser uma "verde" pois só serve para registro da manutenção preventiva dos elevadores desenvolvida pela própria Thyssenkrupp mediante contrato. O contrato que firmamos com a Thyssen encontra-se nesta pasta;
3 - "Financeiro" - guarda contratos e dados das contas bancárias do condomínio. Temos uma conta corrente na Caixa Econômica Federal e uma conta de poupança que guarda o fundo de reserva;
4 - "Seguro predial" - guarda o contrato de seguro que temos com o Bradesco. O livro com as condições do seguro também está nesta pasta.

Pastas suspensas que guardam documentos do condomínio.

 Em janeiro deste ano, estive na construtora e tirei cópias dos principais documentos que registram os equipamentos de proteção contra incêndio do prédio. Essas cópias foram necessárias para a regularização do certificado de segurança emitido pelo Corpo de Bombeiros Militar. Abaixo segue a lista de documentos fotocopiados e guardados junto às pastas de documentos do condomínio:

Documentos acrescidos ao arquivo do condomínio para futuras consultas.

Vale ressaltar que não temos as plantas arquitetônicas do prédio. Deste modo não temos as principais dimensões do prédio impressas em papel como, p. ex., as dimensões do subsolo e do pilotis. Mas a construtora, quando da entrega do prédio, deixou um "manual do proprietário e do síndico" com cada adquirente de unidade do condomínio. Esse material se restringe a recomendações gerais de uso da unidade e algumas medidas necessários dentro da unidade para montagem e instalação de móveis, principalmente nas áreas molhadas (banheiros e cozinha).

O novo síndico inicia sua tarefa no próximo dia 11 de outubro. Fico respondendo até o dia 10, mas todos os documentos e orientações já foram repassados.

Agradeço a todos que colaboraram nesta tarefa, tanto a comunidade interna quanto a externa e principalmente à nossa empresa de assessoria contábil. A gestão condominial tem se aperfeiçoado diante das solicitações atuais e o síndico precisa de um bom apoio para desenvolver bem a tarefa.

Continuo como morador e voluntário para o que for necessário ao bem estar de nossa comunidade.